Housing spisové služby pro malé městské části hlavního města Prahy

V roce 2003 zakoupil Magistrát hlavního města Prahy v rámci celoměstského projektu multilicenci softwarové aplikace e-spis pro vedení spisové služby. Cílem nákupu bylo usnadnit všem městským částem a příspěvkovým organizacím magistrátu provozování elektronické spisové služby. Koncem roku 2008 bylo do projektu housingu spisové služby e-spis zapojeno více než 20 z celkem 35 malých městských částí . Počet uživatelů přesáhl 300.

bannery_velke_02.jpg

Cíl projektu

Najít řešení, které by zajistilo podřízeným organizacím nejen vedení spisové služby v elektronické podo-bě, ale zároveň sjednotilo metodiku jejího výkonu. Kromě toho požadoval takový systém spisové služby, který by umožnil standardizovat i postupy jejího nasazení a provozu tak, aby v konečném důsledku došlo k výraznému snížení přímých i nepřímých nákladů na implementaci a provoz systému v jednotlivých organizacích.

Řešení

Společnost ICZ navrhla pro řešení vznesených požadavků produkt e-spis. Jedná se o komplexní systém pokrývající všechny zákonné požadavky na vedení spisové a archivní služby v organizaci.
Otázky standardizace nasazení, provozu i správy systému byly vyřešeny přistoupením Magistrátu hlavního města Prahy na provoz systému e-spis formu housingu. Tento způsob provozu je založen na centrálním provozování systému v prostorách s vysokým stupněm zabezpečení (tzv. housingové centrum). Provozní údržba a správa je tak společná pro všechny organizace mající přístup k systému. Data každé městské části jsou přitom ukládána odděleně, čímž je zajištěna jejich bezpečnost a inte¬grita nezávisle na ostatních městských částech

Hodnocení zákazníka

MČ Praha-Suchdol brala v úvahu při rozhodování o implementaci spisové služby e-spis nejen finanční stránku věci a odpovídající funkcionalitu systému, ale také potenciál dalšího budoucího rozvoje. Chtěli jsme softwarový nástroj, který je stále v souladu s platnou legislativou, nástroj, který bude rozvíjen mimo jiné i na základě podnětů a připomínek zákazníka. Systém e-spis vše splňuje. Pravidelně několikrát do roka jsou naše spisová služba a ostatní moduly inovovány, a to bez nutnosti osobní návštěvy techniků ICZ. Z hlediska rozšíření využitelnosti e-spis je určitě zajímavá možnost komunikace s ostatními systémy státní správy a samosprávy. Již dnes máme spisovou službu propojenou s CzechPoint, v plánu je integrace na některé agendové systémy. Nemůžeme samozřejmě opomenout ani téma datových schránek. Od zákonného data 1.7.2009 budeme datové schránky ovládat pomocí spisové služby e-spis. Máme tak o jednu starost méně.

Ing. Jana Krulíková,
tajemnice ÚMČ Praha-Suchdol

Základní údaje o projektu

Zákazník: Magistrát hl.m. Prahy

Řešení: Housing spisové služby

Hlavní přínosy a řešení:

  • Žádné nároky na investice
  • Žádné personální požadavky
  • Vysoká úroveň zabezpečení

Rychlé vyhledávání