Implementace spisové služby

V roce 2008 byla úspěšně dokončena implementace systému spisové služby e-spis od společnosti ICZ, který se tak stal součástí nově budovaného uceleného informačního systému pokrývajícího všechny potřeby Magistrátu města Hradce Králové. V kontextu celého řešení zajišťuje e-spis průkazné a jednoduché vedení spisové služby v souladu s platnou legislativou a postihuje celý životní cyklus dokumentů od jejich vzniku až po vyřazení v rámci skartačního řízení.

bannery_velke_06.jpg

Cíl projektu

Dosáhnout značného zvýšení efektivity práce s dokumenty a tím předejít například ztrátám písemností. Důležitým byl rovněž požadavek na provozní i uživatelskou podporu aplikace formou SLA.

Řešení

Společnost ICZ navrhla pro řešení spisové služby magistrátu produkt e-spis,
který zajišťuje průkazné a jednoduché vedení spisové služby. Charakteristickými vlastnostmi tohoto systému jsou jeho
•    modularita
•    otevřenost
•    flexibilita

Spisová služba e-spis je vytvořena v třívrstvé architektuře. Jednotlivé vrstvy systému spolu komunikují prostřednictvím XML rozhraní, které se využívá i pro integraci s dalšími aplikacemi. Uživatelé pracují se spisovou službou e-spis prostřednictvím internetového prohlížeče. Díky tomu e-spis výborně zapadl do konceptu budování celkového informačního systému magistrátu.

Navržený projekt respektoval přání zákazníka převést data uložená v původní spisové službě do e-spisu. V průběhu implementace byla rovněž do praxe zavedena řada nových postupů, například automatizované připojování na podatelně nasnímaných dokumentů k příslušným evidenčním záznamům spisové služby pomocí čárových kódů. Tento postup usnadňuje uložení digitalizovaných dokumentů do systému a umožňuje zvýšení efektivity práce s dokumenty v rámci spisové služby.

Již od zahájení pilotního provozu poskytla společnost ICZ magistrátu přímou podporu prostřednictvím vzdáleného přístupu. To umožnilo dodavateli reagovat na dotazy a připomínky uživatelů k provozu spisové služby. Efektivní komunikaci s pracovníky podpory ICZ zajistil systém HelpDesk. Stejným způsobem pak společnost ICZ na základě uzavřené SLA smlouvy zajistila také následnou komplexní podporu a údržbu dodaného řešení.

Spisová služba e-spis je na Magistrátu města Hradec Králové rutinně využívána od začátku roku 2008. Využívá ji na 500 uživatelů. Během rutinního provozu byl rozsah integrací s odbornými aplikacemi rozšířen o  propojení na IS RŽP (Registr živnostenského podnikání) a  CzechPoint. V současné době je v přípravě rozšíření integrace e-spis na OKnouzi.

Základní údaje o projektu

Zákazník: Magistrát města Hradec Králové

Řešení: Implementace spisové služby

Hlavní přínosy a řešení:

  • Otevřený a flexibilní systém
  • Modulární stavba
  • Efektivní a standardizovaný systém
  • Zajištění provozu a spokojenost uživatelů

Rychlé vyhledávání