Spisová služba pro školská zařízení

Evidence spisové služby na školách a školských zařízeních byla vedena převážně listinnou formou, v některých případech pomocí tabulek v MS Excel a výjimečně s využitím jednoduchých lokálních programů. Různorodá forma evidence často přinášela i rozličné pracovní postupy a výklady legislativních požadavků, proto v některých případech docházelo k porušování či nedodržování zákonných pravidel.

bannery_velke_04.jpg

Cíl projektu

Cílem bylo nejen zajistit podřízeným organizacím licence systému, ale zároveň sjednotit metodiku výkonu spisové služby a standardizovat postup nasazení aplikace v organizaci tak, aby v konečném důsledku došlo k výraznému snížení přímých i nepřímých nákladů na zajištění a implementaci systému v jednotlivých organizacích.

Řešení

Začátkem roku 2006 se rozběhl pilotní projekt implementace spisové služby pro 40 vybraných škol a školských zařízení odborem školství Magistrátu hlavního města Prahy. V rámci projektu SO-001 se nabízela možnost využití licencí aplikace e-spis s implementací tohoto systému pro školy a školská zařízení. Další otázkou byla problematika jednotné správy systému. Bylo navrženo využít řešení formou housingu, které bylo již ověřeno při implementacích pro malé městské části Prahy. Housingové řešení umožňuje instalaci multilicence systému a zároveň zajišťuje zabezpečený přístup k technice a kvalitní infrastrukturu potřebnou pro takto náročný projekt. Housingové řešení zároveň neklade žádné požadavky na vybavení jednotlivých škol a školských zařízení touto infrastrukturou. Třetím klíčovým bodem byla jednotná údržba infrastruktury, především aplikace a následné podpory již běžících systémů. Jednoznačným řešením byla forma outsourcingu pro všechny tyto služby.

V  rámci outsourcingu jsou řešeny jak podpůrné procesy zavedení spisové služby, tak dohled nad aplikací a infrastrukturou. Projekt zabezpečuje i následné podpůrné služby ve formě aplikačního HelpDesk nebo pomocí callcentra, workshopů a následných školení pro nové i již aktivní uživatele systému e-spis.
Výsledkem pilotního projektu se stala i jednotná metodika provozu spisové služby pro školy a školská zařízení, která je základním dokumentem pro správné zavedení této služby v organizaci.

Hodnocení zákazníka

S výsledkem projektu jsme spokojeni. Pilotní provoz ověřil možnost využití aplikace e-spis pomocí outsourcingu – housingu i pro větší počet škol a školských zařízení. Tato využitá metoda zaručuje jednotnou evidenci dokumentů se zárukou správného vedení spisové služby i při menším počtu administrativních pracovníků organizace, kterými pozpochyby školy a školská zařízení jsou. Výhodou řešení a jeho implementace je též jaho možná rozšiřitelnost na společnou platformu sdílenou jak školami a školskými zařízeními, tak i příslušnými správními úřady.

Bc. Karek Krupka
Vedoucí oddělení školského rejstříku a výkaznictví

Základní údaje o projektu

Zákazník: Magistrát hl. m. Prahy

Řešení: Spisová služba pro školská zařízení

Hlavní přínosy a řešení:

  • uživatelské organizace nemusí pořizovat servery pro běh aplikace, pro provoz jim stačí stávající vybavení, systém je provozován na centrální technologické infrastruktuře poskytované MHMP
  • správa i podpora (systémová, uživatelská) systému je centrální – uživatelské organizace nemusí vyčleňovat lidské zdroje s potřebnými znalostmi na tyto činnosti
  • výkon a kapacita centrální infrastruktury jsou sdíleny, v souhrnu tak postačuje levnější infrastruktura než v případě lokálních implementací systém

Rychlé vyhledávání